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Connaissances techniques
Le gestionnaire paie est un collaborateur clé de la gestion administrative de votre personnel. Expert de la législation sociale et de la convention collective de votre entreprise, les principales missions de ce comptable paie sont de collecter et d’analyser les informations relatives à l’ensemble de vos salariés (congés, arrêts maladies, heures supplémentaires, augmentations, promotions, retraites, fins de contrats) afin d’établir et d’émettre les bulletins de salaire de vos employés ou de ceux de vos clients.
Principal interlocuteur en ce qui concerne la gestion administrative du personnel, l’assistant paie va s’appuyer sur 3 qualités essentielles pour réussir ses missions : Organisation, résistance au stress et discrétion. Après avoir réalisé votre sourcing et présélectionner vos candidats, voici quelques pistes à creuser en entretien :
Lors de vos entretiens, préférez toujours des questions ouvertes qui évitent le biais cognitif de cadrage. Dans la mesure du possible il faut donc poser des questions ouvertes qui ne donnent pas d'indications sur la réponse que vous aimeriez entendre.
Le gestionnaire paie doit être organisé et rigoureux dans son travail. En effet, celui-ci doit suivre une certaine méthodologie afin de collecter puis traiter les données variables liées à la rémunération dont il a besoin pour la réalisation et l’émission des fiches de paie. Aussi, il doit faire preuve d’une certaine constance dans son travail afin de ne pas se laisser submerger et tenir à jour toutes les données nécessaires liées au traitement de la paie ainsi qu’à la gestion administrative du personnel. Pour vérifier cette qualité chez votre candidat vous pouvez lui demander si en plus du process établi pour collecter les éléments variables de paie, il avait mis en place une organisation personnelle lui permettant de tenir à jour ces données ?
Le gestionnaire paie va être amené à connaitre des temps de travail plus intenses que d’autres. En effet, à chaque fin de mois sa charge de travail risque de s’intensifier et il devra réaliser ses missions dans un environnement mouvant et intense. Il devra alors être en mesure de gérer son stress afin de ne pas se laisser submerger par la charge. Ainsi, durant l’entretien, n’hésitez pas à demander à votre candidat quelle était la dernière situation stressante qu’il a rencontré dans son travail et la manière dont il y a fait face. Il peut être également intéressant de savoir si votre candidat avait mis en place une méthode supplémentaire plus personnelle afin de faire face à cette intensité de travail en fin de mois.
Le dernier point à valider avant de recruter votre gestionnaire paie sera sa discrétion professionnelle. Votre gestionnaire paie va manipuler des informations personnelles souvent confidentielles qui ne regardent que lui et le salarié en question, notamment pour l’établissement des bulletins de paie. Il doit donc être irréprochable quant au maintien de la confidentialité de ses informations. Que ce soit en entreprise ou dans un cabinet comptable, les personnes chargées de l’établissement des bulletins de salaires suivront une politique de confidentialité assez stricte, mais d’une entreprise à une autre celle-ci va varier. Selon vous la politique de confidentialité existante dans votre dernière entreprise était-elle efficace et permettait-elle une réelle protection de la vie personnelle des salariés ?
Le droit du travail et le droit social étant constamment en évolution, le gestionnaire paie devra personnellement assurer une veille sociale et juridique afin d’être toujours informé des nouvelles réformes. De votre côté, il sera important de valider sa bonne maîtrise des différents logiciels paie, sa connaissance de votre convention collective et ses compétences en comptabilité.