Cabinet de recrutement

Recruter un(e) assistant(e) de direction

Personnalité et motivations pour le poste

  • 4/5 Réactivité
  • 3/5 Compétiteur
  • 2/5 Inventivité
  • 4/5 Organisation
  • 1/5 Prendre de la hauteur
  • 3/5 Variété
  • 4/5 Coopération
  • 2/5 Manager
Agathe

Votre expert dans ce domaine :

Agathe Delcroix agathe@keyrecrut.fr Prendre contact

Missions et compétences

Missions principales

  • Optimise la gestion du temps (déplacements, RDV, planning...)
  • Communication et coordinations avec des partenaires
  • Prépare et anticipe le travail du manager

Connaissances techniques

  • Maîtrise du Pack Office
  • Bonne capacités rédactionnelles
  • Bon niveau d'anglais

L’assistant de direction agit comme le bras droit du Directeur Général et de ses équipes : il fournit un soutien administratif et comptable essentiel au bon fonctionnement interne de l’entreprise et constitue ainsi un allié investi sur qui on peut compter. Il réceptionne et filtre les appels téléphoniques, planifie les rendez-vous, gère les déplacements, les notes de frais… Il est aussi l’interface des prestataires, fournisseurs, clients et prospects et fait remonter les informations nécessaires aux prises de décision. Il est aussi en charge de la bonne gestion des comptes, vérifie les factures et prépare les courriers émanant de la direction et archive les documents.

COMMENT RECRUTER UN ASSISTANT DE DIRECTION?

Afin d’assurer un appui administratif et comptable des plus efficaces, l’assistant de direction se reposera sur 3 qualités essentielles : sa réactivité, son organisation et sa coopération. Après avoir publié vos offres et réalisé votre sourcing, voici quelques exemples de questions à poser en entretien :

  • Dans votre idéal, quelle est pour vous la meilleure optimisation de gestion des dossiers ?
  • Comment faites-vous si votre responsable vous rappelle un dossier urgent alors que vous êtes au téléphone avec une personne extérieure et qu’un autre collaborateur vous demande un document ?
  • Si j’appelle vos anciens collaborateurs, que me diraient-ils sur vous ?
  • Combien de dossiers traitez-vous en un mois ? Aviez-vous des objectifs chiffrés à respecter ?
  • Comment définiriez-vous un bon assistant de direction ?

Lors de vos entretiens, préférez toujours des questions ouvertes qui évitent le biais cognitif de cadrage. Dans la mesure du possible il faut donc poser des questions qui ne donne pas d’indication sur la réponse que vous aimeriez entendre.

LES 3 QUALITES ESSENTIELLES A VALIDER CHEZ VOTRE ASSISTANTE DE DIRECTION

  1. Une organisation parfaite pour optimiser le bon fonctionnement administratif

Tous les postes demandent de plus en plus une organisation sans faille et c’est d’autant plus le cas pour un assistant de direction. Il est le second de la direction générale et l’une des facettes de son poste est de lui faciliter son travail au quotidien. Il sera non seulement en charge de son propre emploi du temps mais aussi de celui de sa direction. Il s’agit d’une qualité inhérente au poste puisqu’il s’agit souvent d’organiser des déplacements, des réunions, des livraisons etc… La direction compte sur lui, l’organisation d’une manière générale lui est confiée.

Afin de vous assurer de cette qualité, questionnez votre candidat sur ce qui aurait pu être amélioré en termes d’organisation lors de son précédent poste. Ou comment procède-t-il pour s’organiser sur le long terme ?

  1. Une réactivité pour assister au mieux sa direction générale

L’assistant de direction doit pouvoir anticiper les demandes de sa direction et des salariés afin d’être le plus aidant possible. Il doit être capable de travailler rapidement en priorisant les tâches et ne pas se laisser déborder par les dossiers. On attend donc de lui de savoir gérer son temps, ses priorités et les éventuels imprévus qui peuvent advenir. S’il apprend que la direction part en déplacement prochainement pour une réunion, il doit faire preuve d’initiative et commencer à organiser les moyens transports etc. L’assistant de direction est une personne autonome et dévouée.

Afin de confirmer cette qualité chez votre candidat, vous pouvez lui poser des questions sur sa manière de travailler. Par exemple à quel moment dans vos expériences a-t-on valorisé une prise d’initiative de votre part ?

  1. Un sens de l’entraide et du service

On attend généralement un grand degré de coopération afin de remplir au mieux les missions du poste et ainsi assister la direction et les salariés. Votre candidat doit présenter une certaine appétence pour l’entraide, une qualité essentielle. Il sera tout le temps sollicité par sa direction ou ses collaborateurs pour des documents, des dossiers ou des conseils.

Assurez-vous de cette qualité en lui demandant par exemple comment son ancienne hiérarchie et ses équipes le définirait ? Il y avait-il des zones de tensions au sein de l’entreprise ? Vous cherchez quelqu’un de diplomate, qui a un grand sens de l’écoute, qui est impliqué dans l’entreprise et qui s’épanouit dans les contacts humains.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

  • Excellente orthographe
  • Maîtrise de la bureautique (Pack Office, logiciels comptable, …)
  • Maîtrise de l’anglais professionnel (et éventuellement d’une troisième langue)
  • Compréhension des documents entrant (factures, bons de livraisons, contentieux…)
  • Aptitudes en gestion, comptabilité
  • Aisance relationnel (accueil des clients, prestataires etc…)

Besoin de recruter un(e) assistant(e) de direction ? Contactez-nous! Nous serions heureux d'échanger avec vous à ce sujet. 

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