Cabinet de recrutement Normandie
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Missions principales
Connaissances techniques
L'assistant d'administration des ventes, c'est un peu le Père Noël du service commercial. Son rôle est d'assurer la livraison de tous les cadeaux. Plus sérieusement, sa tâche principale est d'assurer l'enregistrement et le suivi des commandes clients. Il s’occupe également du traitement administratif des dossiers clients ainsi que de la gestion des stocks. En résumé son travail est donc à la fois administratif, relationnel et logistique.
Assurer l'administration des ventes demande trois qualités essentielles : L'organisation, la réactivité et un bon sens du relationnel. Après avoir mis vos offres sur internet et réalisé votre sourcing, voici quelques exemples de questions à poser en entretien :
Lors de vos entretiens, préférez toujours des questions ouvertes qui évitent le biais cognitif de cadrage. Dans la mesure du possible il faut donc poser des questions ouvertes qui ne donnent pas d'indications sur la réponse que vous aimeriez entendre.
1. Une organisation impeccable pour gérer les stocks et les flux
L'assistant administration des ventes est en grande partie un métier administratif. Celui-ci doit gérer des stocks importants, des délais parfois très courts, des flux divers et variés. S'il n'est pas organisé, celui-ci sera vite débordé et dépassé par la situation. Attention à ce que le Père Noël ne fasse pas d'erreur dans les commandes. Le métier d'assistant des ventes demande de la rigueur dans le traitement des nombreux documents : avoirs, bons de commande, bons de livraison, bons de retour... C'est un processus qui requiert un travail méticuleux laissant peu de place à l'improvisation. L'essentiel étant le respect des délais et le bon acheminement de la commande demandée, il est important de faire preuve de méthode dans son travail.
2. La réactivité pour respecter les délais
On imagine aisément ce client dans l'attente de sa commande et qui ne pardonne rien, pas le moindre retard ou la moindre erreur, la terreur de tous les SAV. Pour satisfaire ce client, l'assistant d’administration des ventes a l'obligation de faire preuve de réactivité. Il doit traiter chaque demande client dans un temps très réduit sans pouvoir se permettre de traîner des pieds. D'autant plus que la réactivité de l'assistant d'administration des ventes a un impact sur tout le reste de la chaîne de livraison. Un retard de sa part et c'est toute la logistique qui se trouve également en retard. Il est important qu'il soit également réactif s'il est confronté à la demande d'un client. Qu'elle que soit cette demande, il a pour rôle d'y apporter une réponse négative ou positive rapidement.
3. Un bon sens du relationnel avec les clients
La gestion de la relation client est une tâche à laquelle l'assistant ADV participe grandement... Parfois plus que son collègue commercial. Il peut arriver qu'il ait à gérer un client mécontent dont la commande n'est pas arrivée au bon endroit ou dans les délais impartis. Dans ce cas, il faut savoir évidemment faire preuve de courtoisie et de diplomatie, savoir de quelle manière appréhender ce genre de profil et de situation. Outre le client mécontent, il peut également être en contact avec un acheteur qui souhaite poser une question ou pour le suivi d'une commande. Quel que soit le cas, le relationnel sera essentiel, l'assistant d'administration des ventes se doit d'être diplomate.
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