Cabinet de recrutement

Recruter un assistant ADV (administration des ventes)

Personnalité et motivations pour le poste

  • 2/5 Prendre de la hauteur
  • 2/5 Vie Privée/pro
  • 2/5 Inventivité
  • 4/5 Ouverture d’esprit
  • 5/5 Besoin de sécurité
  • 4/5 Organisation
  • 2/5 Manager
  • 4/5 Réactivité
Juliette

Votre expert dans ce domaine :

Juliette juliette@keyrecrut.fr Prendre contact

Missions et compétences

Missions principales

  • Gérér les demandes clients : informations, devis...
  • Enregistrement et suivi des commandes jusqu'à la livraison
  • Suivi logistique des approvisionnements

Connaissances techniques

  • Éléments de base en gestion administrative et comptabilité
  • Connaissance d'un logiciel de gestion commerciale (SAGE, SAP...)
  • Techniques de ventes

L'assistant d'administration des ventes, c'est un peu le Père Noël du service commercial. Son rôle est d'assurer la livraison de tous les cadeaux. Plus sérieusement, sa tâche principale est d'assurer l'enregistrement et le suivi des commandes clients. Il s’occupe également du traitement administratif des dossiers clients ainsi que de la gestion des stocks. En résumé son travail est donc à la fois administratif, relationnel et logistique. 

COMMENT RECRUTER UNE ASSISTANTE ADV ?

Assurer l'administration des ventes demande trois qualités essentielles : L'organisation, la réactivité et un bon sens du relationnel. Après avoir mis vos offres sur internet et réalisé votre sourcing, voici quelques exemples de questions à poser en entretien :

  • Quel logiciel utilisez vous pour la gestion commerciale (Sage, Ciel, SAP...) ?
  • Quel était le taux de fiabilité des dates de livraison ?
  • Quelles sont vos bonnes pratiques pour gérer le suivi de vos dossiers clients ?
  • Quelle est le nombre de commandes que vous aviez à gérer dans votre dernier emploi ?
  • Quel est le délai le plus court que vous ayez eu à gérer ? Comment vous y êtes vous pris ?
  • Si un client vous demande de venir livrer un colis en personne comment réagissez vous ? 
  • Combien de litiges aviez-vous mensuellement ? Comment étaient-ils résolus ? 

Lors de vos entretiens, préférez toujours des questions ouvertes qui évitent le biais cognitif de cadrage. Dans la mesure du possible il faut donc poser des questions ouvertes qui ne donnent pas d'indications sur la réponse que vous aimeriez entendre.

LES 3 PRINCIPAUX POINTS À VALIDER POUR UN ASSISTANT ADV

1. Une organisation impeccable pour gérer les stocks et les flux

L'assistant administration des ventes est en grande partie un métier administratif. Celui-ci doit gérer des stocks importants, des délais parfois très courts, des flux divers et variés. S'il n'est pas organisé, celui-ci sera vite débordé et dépassé par la situation. Attention à ce que le Père Noël ne fasse pas d'erreur dans les commandes. Le métier d'assistant des ventes demande de la rigueur dans le traitement des nombreux documents : avoirs, bons de commande, bons de livraison, bons de retour... C'est un processus qui requiert un travail méticuleux laissant peu de place à l'improvisation. L'essentiel étant le respect des délais et le bon acheminement de la commande demandée, il est important de faire preuve de méthode dans son travail.

2. La réactivité pour respecter les délais

On imagine aisément ce client dans l'attente de sa commande et qui ne pardonne rien, pas le moindre retard ou la moindre erreur, la terreur de tous les SAV. Pour satisfaire ce client, l'assistant d’administration des ventes a l'obligation de faire preuve de réactivité. Il doit traiter chaque demande client dans un temps très réduit sans pouvoir se permettre de traîner des pieds. D'autant plus que la réactivité de l'assistant d'administration des ventes a un impact sur tout le reste de la chaîne de livraison. Un retard de sa part et c'est toute la logistique qui se trouve également en retard. Il est important qu'il soit également réactif s'il est confronté à la demande d'un client. Qu'elle que soit cette demande, il a pour rôle d'y apporter une réponse négative ou positive rapidement. 

3. Un bon sens du relationnel avec les clients

La gestion de la relation client est une tâche à laquelle l'assistant ADV participe grandement... Parfois plus que son collègue commercial. Il peut arriver qu'il ait à gérer un client mécontent dont la commande n'est pas arrivée au bon endroit ou dans les délais impartis. Dans ce cas, il faut savoir évidemment faire preuve de courtoisie et de diplomatie, savoir de quelle manière appréhender ce genre de profil et de situation. Outre le client mécontent, il peut également être en contact avec un acheteur qui souhaite poser une question ou pour le suivi d'une commande. Quel que soit le cas, le relationnel sera essentiel, l'assistant d'administration des ventes se doit d'être diplomate. 

COMPÉTENCES TECHNIQUES

  • Maîtrise du droit commercial
  • Maîtrise des différents logiciels de gestion des stocks : Openflex, Openconcerto, Inventoria...
  • Connaissance des techniques commerciales
  • Maîtrise des outils de bureautique
  • Connaissances en logistique
  • Connaissances de base en gestion administrative et en comptabilité
  • Connaissance d'un logiciel de gestion commerciale : SAGE, SAP...

Si vous voulez recruter l'Assistant Administration des Ventes qu'il vous faut, Les experts en recrutement de Keyrecrut s'en chargent pour vous. Pour cela, il vous suffit de nous contacter

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