Cabinet de recrutement

Recruter un Assistant administratif

Personnalité et motivations pour le poste

  • 3/5 Besoin d’appartenance
  • 2/5 Manager
  • 4/5 Réactivité
  • 1/5 Altruisme
  • 2/5 Résistance au stress
  • 5/5 Besoin de sécurité
  • 3/5 Organisation
  • 1/5 Prise de parole
Agathe

Votre expert dans ce domaine :

Agathe Delcroix agathe@keyrecrut.fr Prendre contact

Missions et compétences

Missions principales

  • Facilite les tâches administratives de ses collaborateurs
  • Assure un suivi et un aiguillage administratif
  • Accueil téléphonique des clients et fournisseurs

Connaissances techniques

  • Maîtrise des outils informatiques de base (Mail, Word, Excel, TCD...)
  • Compréhension des flux de documents (Devis, commandes, BL, factures, réglements)
  • Grammaire et orthographe

Chez Keyrecrut nous pensons que l’assistant ou agent administratif est bien trop souvent sous-estimé. Pourtant, il assure le relais des informations en interne et en externe. Il est aussi en charge d’optimiser le fonctionnement administratif de l’entreprise, planifie les rendez-vous et s’occupe de la gestion comptable. C’est une personne à l’aise aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, dotée d’un sens inné du relationnel, organisée et réactive. Vous l’aurez compris, l’assistant administratif a un rôle central au sein de l’entreprise.

COMMENT RECRUTER UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(/VE) ?

Afin de mener à bien ses missions administratives et de communication, l’assistant administratif se repose sur trois qualités clés : son aisance relationnelle, son organisation et sa rapidité d’exécution. Après avoir mis vos offres sur internet et réalisé votre sourcing, voici quelques exemples de questions à poser en entretien :

  • Il y avait-il des zones de tensions sur vos anciens postes ? Comment avez-vous réagi face à un désaccord ?
  • Quelles sont vos stratégies pour travailler sur plusieurs dossiers en même temps ?
  • Lorsque vous constatez un oubli de commande pour un client, de quelle manière réagissez-vous ?
  • Qu’avez-vous pensé des méthodes de management utilisées ? Quelles seraient les voies d’amélioration ?
  • En moyenne, combien de dossiers traitiez-vous en un mois ? Ceux-ci étaient-ils régis par des objectifs chiffrés ?
  • Lors de vos expériences passées, quels moyens utilisiez-vous pour faire circuler les informations ?
  • Quelles sont les choses dont vous êtes le plus fier ?
  • Qu’aurait-il pu être mis en place pour optimiser l’organisation des documents ?
  • Comment gérer vous la polyvalence du poste en fonction des délais préalablement fixés ?

Lors de vos entretiens, préférez toujours des questions ouvertes qui évitent le biais cognitif de cadrage. Dans la mesure du possible il faut donc poser des questions qui ne donnent pas d'indications sur la réponse que vous aimeriez entendre.

LES 3 POINTS ESSENTIELS A VALIDER POUR UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(/VE)

  1. Des compétences relationnelles pour une communication idéale

En tant que relayeur de l’information, il est impératif pour un assistant administratif d’être en mesure de pouvoir rédiger, synthétiser et expliquer des propos de manière claire. C’est lui qui sera en charge de rédiger les comptes-rendus des conseils d’administration ou de réunions avec des tiers. Il transmettra les décisions prises par sa direction hiérarchique, aux autres salariés et enverra des courriers électroniques et papiers, et rédigera des documents juridiques.

De plus, il est en constante relation avec les collaborateurs, la direction et sera amené(e) à accueillir des personnes tierces telles que des clients, des fournisseurs, des visiteurs. Un sens de l’accueil et du relationnel seront donc de rigueur pour refléter de la meilleure façon, l’image de l’entreprise.
Après avoir vérifié cette qualité auprès de votre futur assistant administratif, soyez conscient que les candidats à ce poste ont besoin de stabilité et de sentir qu’ils appartiennent et sont utiles à votre organisation.

  1. Une organisation infaillible pour optimiser l’administration de l’entreprise

Non seulement l’assistant administratif relaye les informations mais il est aussi en charge de la collecter, la traiter, d’indexer et d’archiver des rapports.
Il s’occupe de la planification des réunions, d’évènements et de la logistique des déplacements des employés et de la direction. L’assistant administratif ou l’assistante administrative est aussi amené(e) à vérifier les comptes, vérifier les facturations et encoder des documents de comptabilité.

Il sera donc d’une grande pertinence de vérifier que votre candidat est organisé(e) afin qu’il/elle puisse être en mesure de fournir un support administratif efficace. Il peut être judicieux de creuser du côté de ses techniques d’organisation et lui demander s’il a l’habitude de recourir à certaines méthodes.

  1. Capable d’être réactif, gage d’une efficience administrative

Assurez-vous que le/ la candidate soit de nature réactive car vous vous reposerez sur lui tel un allié sur qui vous pourrez compter, cela implique également qu’il soit fiable et digne de confiance. Le candidat doit être réactif afin d’appréhender au mieux les imprévus, anticiper les besoins internes, et avoir une certaine capacité à se projeter en ayant prévus des solutions en amont.

Cette qualité lui sera précieuse quand il s’agira de hiérarchiser les urgences et de fournir une rapidité d’exécution tout en canalisant son stress.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

Le poste d’assistant administratif nécessite une certaine polyvalence, les compétences techniques de votre candidat doivent être diverses.

  • Maîtrise de logiciels informatiques de base (Outlook, Word, Excel, Powerpoint…)
  • Excellente grammaire et orthographe
  • Connaissances juridiques (rédaction de contrats, procès-verbaux, contentieux, droit du travail, ressources humaines…)
  • Connaissance en gestion financière 
  • Compréhension des documents entrants (devis, bons de livraisons, factures, règlements, commandes…)
  • Anglais professionnel 

Cher recruteur, n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez un coup de main pour dénicher votre "pépite": Agathe, votre experte dans ce domaine sera ravie d'échanger avec vous.

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