Cabinet de recrutement

Recruter un Agent d’Accueil

Personnalité et motivations pour le poste

  • 4/5 Coopération
  • 3/5 Rémunération
  • 2/5 Manager
  • 4/5 Organisation
  • 1/5 Inventivité
  • 2/5 Compétiteur
  • 4/5 Réactivité
  • 2/5 Altruisme
Marie

Votre expert dans ce domaine :

Marie Hauchecorne marie@keyrecrut.fr Prendre contact

Missions et compétences

Missions principales

  • Accueil physique des clients et fournisseurs
  • Appui administratif (courrier, téléphone, mails)
  • Anime l'espace d'accueil et d'information

Connaissances techniques

  • Connaissance des suites bureautiques et utilisation des mails
  • Techniques de communication

Interlocuteur privilégié d’une entreprise, l’agent d’accueil ou hôte d’accueil assure des fonctions d’accueil et de conseil ; il reçoit physiquement ou téléphoniquement les clients, visiteurs et autres prestataires et les renseigne ou les réoriente vers un autre service. Il assure également un appui administratif : traitement et suivi de dossiers, archivage, courrier… Ses fonctions sont diverses, et elles dépendent aussi du secteur dans lequel il évolue.

COMMENT RECRUTER UN CHARGE D'ACCUEIL ?

Afin d’assurer au mieux ses fonctions polyvalentes, votre employé chargé d’accueil pourra mettre à profit ses 3 qualités essentielles : son sens de l’organisation, sa réactivité, et son esprit d’équipe. Après avoir publié vos annonces et réalisé votre sourcing, voici quelques exemples de questions à poser en entretien :

  • Comment auriez-vous pu optimiser l’organisation lors de votre précédent emploi ?
  • Si vous constatez simultanément 10 mails urgents, 5 personnes en file d’attente à votre bureau et le téléphone qui sonne, comment procédez-vous ?
  • Quels étaient les zones de tension au sein de votre précédente équipe ?
  • Comment parvenez-vous à gérer la polyvalence inhérente au poste ?
  • Combien de dossiers traitiez-vous en un mois ? Il y avait-il des objectifs chiffrés à respecter ?
  • Selon vous, qu’est-ce qui participe à un bon fonctionnement d’équipe ?

Lors de vos entretiens, préférez toujours des questions ouvertes qui évitent le biais cognitif de cadrage. Dans la mesure du possible il faut donc poser des questions qui ne donnent pas d'indications sur la réponse que vous aimeriez entendre.

LES 3 QUALITÉS ESSENTIELLES A VALIDER CHEZ UN CHARGE D’ACCUEIL ?

  1. Son sens de l’organisation pour appréhender la polyvalence de la meilleure manière

Vous devez vous assurez que votre candidat au poste soit capable de s’organiser et ainsi s’adapter à la polyvalence inhérente au poste. Votre candidat doit avoir la faculté de gérer plusieurs choses en même temps tout en priorisant les missions à exécuter.
Le sens de l’organisation chez votre candidat lui permettra de déployer toute sa rigueur, qui demeure grandement nécessaire dans ses missions administratives.

  1. Une certaine réactivité pour jongler efficacement entre les tâches

Votre candidat au poste de chargé d’accueil doit faire preuve de dynamisme et d’entrain dans la mesure où il est en contact permanent avec le publique. Ce dynamisme doit donc s’accompagner d’une certaine aisance relationnelle.
La réactivité est indispensable lorsqu’il s’agira d’alterner les tâches en fonction des priorités qui adviennent.

  1. Son goût pour l’échange, au service de l’entreprise

Il est essentiel pour votre candidat au poste d’arborer un certain goût pour les contacts humains, votre futur chargé d’accueil aura des fonctions de renseignements et de conseils auprès du publique ; il se doit donc d’être une personne agréable, qui reflète de la meilleure manière les valeurs de votre entreprise. Vous devez voir en lui quelqu’un de fiable à qui vous pourrez accorder votre confiance.
Cette qualité essentielle est aussi valable pour ses relations avec l’équipe avec laquelle il travaille. Le chargé d’accueil doit en effet disposer d’un esprit d’équipe afin de collaborer au mieux avec les autres services et assurer un bon relais de l’information.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

  • Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques
  • Langues étrangères, notamment anglais
  • Aisance relationnelle et rédactionnelle
  • Accueil client
  • Excellente orthographe 

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